Les formalités et conditions préalables au traitement des données à caractère personnel en République du Bénin

Le Code du numérique en République du Bénin, dans son Chapitre III, encadre le traitement des données à caractère personnel, c’est-à-dire toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne. Dans cet article, nous allons expliquer les principales règles de déclaration, d’autorisation et d’exemption concernant le traitement de ces données, afin d’assurer leur protection et respecter les droits des citoyens.

L’obligation de déclaration des traitements de données (Article 405)

Tous les traitements de données personnelles, qu’ils soient automatisés ou manuels, doivent être déclarés avant leur mise en œuvre. Cela s’applique aussi bien aux organismes publics que privés. Une déclaration préalable doit être faite auprès de l’Autorité compétente ou enregistrée dans un registre spécifique (Article 405). Cette mesure vise à garantir la transparence et la protection des données dès leur collecte.

Simplification de l’obligation de déclaration (Article 406)

Certains traitements de données sont plus simples et courants, comme ceux qui ne menacent pas la vie privée des individus. Pour ces cas, l’Autorité met en place des règles simplifiées. Par exemple, si un traitement de données respecte des normes ou des codes de conduite établis par l’Autorité, il pourra bénéficier d’une procédure allégée (Article 406).
Les traitements nécessitant une autorisation préalable (Article 407)
Certaines catégories de traitements présentent des risques particuliers pour les libertés des individus. Dans ces cas, l’Autorité doit accorder une autorisation avant que le traitement ne soit mis en œuvre. Cela concerne notamment les traitements liés à des données sensibles comme les données biométriques, les informations sur les origines raciales ou ethniques, ou encore les données concernant la santé des individus (Article 407).

L’autorisation est requise pour garantir qu’aucun risque ne pèse sur les droits des personnes concernées.
Les exemptions à l’obligation de déclaration (Article 408)
Dans certains cas, l’Autorité peut décider de ne pas exiger de déclaration préalable. Cela se produit si le traitement de données ne présente aucun risque pour les droits des personnes et que les objectifs du traitement sont clairs. De plus, si un délégué à la protection des données est désigné par le responsable du traitement, cette personne aura la responsabilité de veiller à ce que le traitement respecte les règles du Code du numérique (Article 408).

Les formalités de demande d’avis, de déclaration ou d’autorisation (Article 409)

Lorsque vous souhaitez déclarer ou obtenir une autorisation pour traiter des données personnelles, votre demande doit contenir des informations précises. Cela inclut l’identité du responsable du traitement, les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les mesures de sécurité prises pour protéger les données, et bien d’autres éléments. Cette procédure garantit que l’Autorité puisse examiner chaque cas en détail (Article 409).

Dispenses de formalités (Article 410)

Il existe aussi des cas où certaines formalités sont dispensées. Par exemple, les traitements réalisés pour des fins privées, la comptabilité ou la gestion des salaires ne nécessitent pas de déclaration préalable. Ces exceptions visent à alléger les procédures pour les traitements de données à faible risque (Article 410).

Traitements de données pour le compte du service public (Article 411)

Les traitements effectués pour l’État ou pour des organismes publics doivent être autorisés par décret après avis motivé de l’Autorité. Ces traitements peuvent concerner des domaines sensibles comme la sécurité publique, la défense, ou la recherche d’infractions pénales. Les traitements publics sont donc soumis à une vigilance particulière (Article 411).

Délai de réponse de l’Autorité (Article 412)

L’Autorité doit se prononcer sur toute demande dans un délai de 60 jours. Si aucune réponse n’est donnée dans ce délai, la demande est considérée comme approuvée. Cependant, l’Autorité peut prolonger ce délai de 30 jours en cas de besoin (Article 412).
Voie de demande d’avis, de déclaration ou d’autorisation (Article 413)
Les demandes peuvent être envoyées à l’Autorité par voie électronique, postale ou tout autre moyen permettant d’obtenir un accusé de réception (Article 413).

Contrôle du respect du code de conduite (Article 414)

L’Autorité peut désigner un organe spécialisé pour vérifier que les responsables du traitement respectent le Code du numérique. Cet organe doit avoir l’expertise nécessaire pour examiner les pratiques et garantir que les règles de protection des données sont bien appliquées (Article 414).